Regulamentul privind protecția datelor personale în OpenBirdMaps

1. Operatorul bazei de date OpenBirdMaps:

Asociația Grupul Milvus
Punct de lucru: str. Márton Áron nr. 9/B, 540058 Târgu Mureș
Sediu: str. Crinului nr. 22, 540343 Târgu Mureş
Tel/Fax: +40 265 264726
E-mail (organizație): office@milvus.ro
E-mail (OpenBirdMaps): openbirdmaps@milvus.ro

2. Definiții

• „Date cu Caracter Personal” înseamnă orice informații privind o persoană fizică identificată sau identificabilă; o persoană identificabilă este o persoană care poate fi identificată, direct sau indirect, în special prin referire la un element de identificare, cum ar fi un nume, un număr de identificare, date de localizare, un identificator online sau unul sau mai multe elemente specifice, proprii identității sale fizice, fiziologice, genetice, psihice, economice, culturale sau sociale.
• „Prelucrare” (și derivatele sale) înseamnă orice operațiune sau set de operațiuni efectuate asupra Datelor cu Caracter Personal, incluzând, fără limitare, colectarea, înregistrarea, păstrarea, modificarea, utilizarea, dezvăluirea, accesul, transferul sau distrugerea acestora.
• „Operatorul” este Asociația Grupul Milvus, respectiv persoanele fizice desemnate de aceasta, responsabile pentru administrarea bazei de date OpenBirdMaps (administratori). Numele și detaliile de contact ale administratorilor sunt publicate pe pagina de Sumar în OpenBirdMaps.
• „OpenBioMaps” este software-ul care stă la baza funcționării bazei de date OpenBirdMaps.
• „Consorțiul OpenBioMaps”: Asociația Grupul Milvus, operatorul bazei de date OpenBirdMaps, este membrul consorțiului OpenBioMaps. Scopul principal al acesteia este dezvoltarea și susținerea software-ului OpenBioMaps, dar serverele membrilor din consorțiu au și un rol important de siguranță a datelor încărcate în bazele de date operate de membrii consorțiului.
• Prin „servere” se vor înțelege serverele operate de membrii consorțiului OpenBioMaps.
• „Utilizatorii” sunt acele persoane fizice sau juridice, care primesc invitație de accedere la baza de date OpenBirdMaps de la o persoană înregistrată, acceptă Termenele și Condițiile de utilizare și folosește baza de date după intrare (logare).
• „Vizitatorii” sunt persoanele, care folosesc suprafața de web OpenBirdMaps fără intrare (logare).
• „Datele de identificare utilizator” sunt acele date obligatorii sau opționale furnizate din propria inițiativă de utilizator, care sunt necesare sau ajută la identificarea utilizatorului. Datele de identificare obligatorii sunt numele și adresa de e-mail ale utilizatorului. Datele opționale includ locul de muncă, organizația de care aparține, adresa sau referințe externe de web (de ex. ResearchGate, OrcID).
• „Meniu Profil” este suprafața unde pot fi administrate datele cu caracter personal.
• „Fișierele log” sunt fișierele create în mod automat de serverul web al paginilor web OpenBirdMaps, care includ sursa, instrumentul și referințele interogărilor web.
• Prin „datele biotice” se înțeleg datele de distribuție a păsărilor respectiv alte date de cercetare biologică, de protecția naturii și de educație ecologică legate de datele de distribuție. Colectarea și prezentarea acestor date constituie principalul scop al funcționării bazei de date OpenBirdMaps.

3. Referințe la legislația în vigoare:

Regulamentul (UE) 2016/679 al Parlamentului European și al Consiliului din 27 aprilie 2016 privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal și privind libera circulație a acestor date și de abrogare a Directivei 95/46/CE (Regulamentul general privind protecția datelor)

4. Date personale prelucrate de OpenBirdMaps

Datele prelucrate de OpenBirdMaps sunt oferite în mod voluntar și conștient de utilizatori prin înregistrarea la OpenBirdMaps, încărcarea și modificarea de date în OpenBirdMaps, respectiv prin comentarii (toate datele personale cu excepția fișierelor log), sau sunt obținute cu acordul acestora (fișiere log).

• Adresa de email și numele sunt datele care trebuie furnizate în mod obligatoriu de utilizator în cursul înregistrării în OpenBirdMaps. Numele utilizatorului este vizibil pentru ceilalți utilizatori. Adresa de email este vizibilă numai administratorilor în mod implicit, dar utilizatorul are opțiunea de a o face vizibilă și celorlalți utilizatori.
• Odată cu înregistrarea unui utilizator în baza de date, se înregistrează în mod automat timpul exact al înregistrării și îi este atribuit un număr de identificare intern. Aceste date sunt accesibile numai administratorilor bazei de date.
• Utilizatorul are opțiunea de a oferi și alte date de identificare în meniul profil, precum locul de muncă, organizația de care aparține, adresa sau referințe externe de web (de ex. ResearchGate, OrcID). Aceste date vor fi vizibile celorlalți utilizatori.
• În cursul vizitării bazei de date OpenBirdMaps vor fi înregistrate în mod automat adresa de IP, timpul începerii vizitei, respectiv – conform setărilor de pe calculatorul utilizatorului – poate fi înregistrat browser-ul, respectiv sistemul de operare folosit. Sunt înregistrate totodată toate cazurile de vizualizare a datelor, descărcarea datelor, împreună cu timpul acestora. Aceste date sunt vizibile numai administratorilor.
• Datele biotice încărcate de utilizatori au și ele un component care se încadrează în rândul datelor cu caracter personal: pe de o parte utilizatorul are obligația de a indica numele celui care a colectat informația respectivă (observatorul), pe de altă parte numele utilizatorului care a încărcat observația va fi legată de observație. În ambele cazuri numele este legat de alte componente ale observației, ca locul sau data (timpul) observației. Aceste date vor fi publice sau în anumite cazuri parțial accesibile.

5. Scopul prelucrării datelor

• Colectarea și prezentarea datelor biotice constituie scopul principal al bazei de date OpenBirdMaps. OpenBirdMaps funcționează ca o suprafață on-line de publicare științifică a observațiilor de păsări și alte date biotice legate de acesta. Majoritatea datelor încărcate vor fi publice sau parțial publice, inclusiv componentul personal.
• Datele furnizate în mod obligatoriu de utilizatori (numele și adresa de e-mail) au rolul de a identifica în mod individual utilizatorii, de a permite/limita accesul (încărcare, vizualizare și editare date) la date, respectiv de a permite celorlalți utilizatori evaluarea activității utilizatorului. Aceste date pot fi folosite de administratori pentru sancționarea utilizatorilor în cazul încălcării regulamentului și condițiilor de utilizare ale bazei de date OpenBirdMaps.
• Datele opționale date de utilizatori în meniul profil au rolul de formare a unei comunități online sau/și de identificare a utilizatorilor.
• Datele colectate în mod automatizat în cursul utilizării OpenBirdMaps în fișierele log sunt utilizate în primul rând în scopuri tehnice (evaluarea funcționării și siguranței serverelor, verificări ulterioare a funcțiilor) de administratori. Totodată, anumite date din fișierele log pot fi utilizate de administratori pentru detectarea încălcării anumitor reguli de utilizatori. Datele din fișierele log nu vor fi combinate cu alte date cu caracter personal obținute din surse exterioare și nu vor fi predate altor entități.
• Vizitatorii anonimi nu sunt identificați. Adresele IP înregistrate nu pot fi folosite pentru identificarea vizitatorului. Administratorii nu leagă aceste date anonime cu alte date cu caracter personal prin care ar fi posibilă identificarea vizitatorilor.
• Operatorul nu va folosi datele personale pentru alte scopuri decât cele enumerate mai sus. Operatorul nu va preda datele personale altor persoane sau organizații, cu excepția eventualelor situații prevăzute prin lege.

6. Durata prelucrării datelor

• Datele cu caracter personal, cu excepția datelor biotice, furnizate în mod obligatoriu de utilizator, respectiv datele colectate în mod automatizat în cursul utilizării bazei de date vor fi păstrate până când utilizatorul va avea un cont valid în OpenBirdMaps.
• Datele cu caracter personal opționale vor fi păstrate până când utilizatorul le șterge sau până când utilizatorul va avea un cont valid în OpenBirdMaps.
• Datele din fișierele log ale paginilor de web OpenBirdMaps sunt stocate timp de 1 an de la data vizitei.
• Componenta personală a datelor biotice, adică numele observatorilor, respectiv numele utilizatorilor, odată publicate de utilizatori vor rămâne definitiv în datele biotice, cu excepția unor cazuri rare în care administratorii consideră ștergerea justificată.

7. Editarea și ștergerea datelor cu caracter personal

Utilizatorul are oricând posibilitatea modificării numelui, al adresei de e-mail și a celorlalte date cu caracter personal furnizate în mod voluntar.

Utilizatorul poate desființa (șterge) oricând contul său de utilizator sau poate cere ștergerea contului de către administratori. Odată cu ștergerea contului vor fi șterse toate datele de identificare utilizator.

Componenta personală, adică numele observatorilor respectiv numele utilizatorilor, nu va fi ștearsă din datele biotice, cu excepția unor cazuri rare considerate justificate de către administratori. Datele biotice au fost publicate de utilizator în mod voluntar și conștient de faptul că, datele biotice vor avea statut de publicație științifică, iar, similar publicațiilor tipărite, ștergerea acestor date nu va fi posibilă.

8. Măsuri de siguranța datelor

Din motive de siguranță operatorul bazei de date păstrează o copie a datelor biotice și a altor date cu caracter personal în afara serverelor proprii și pe alte servere din sediul celorlalți membri ai Consorțiului OpenBioMaps, legate printr-o rețea securizată privată. Administrarea acestor servere este realizată conform regulilor proprii ale membrilor consorțiului. La aceste date au acces cu parolă numai administratorii desemnați de consorțiu. Ștergerea datelor personale din baza de date OpenBirdMaps atrage după sine și ștergerea acestor date de pe celelalte servere.

Celelalte servere aflate în administrația consorțiului OpenBioMaps:

1. http://openbiomaps.org
   Operator: Debreceni Egyetem Informatikai Szolgáltató Központ
   Adresă: H-4032 Debrecen, Egyetem tér 1., Ungaria

   E-mail: helpdesk@it.unideb.hu

2. http://dinpi.openbiomaps.org
   Operator: Duna-Ipoly Nemzeti Park Igazgatóság
   Adersă: Duna-Ipoly Nemzeti Park Igazgatóság, H-1121 Budapest, Költő u. 21., Ungaria

   E-mail: bercess@dinpi.hu

9. Modificarea regulamentului privind protecția datelor personale în OpenBirdMaps

Operatorul își rezervă dreptul de a modifica prezentul regulament unilateral, având obligația de a anunța utilizatorii despre modificări. Utilizatorul va avea posibilitatea acceptării modificărilor la primare logare după intrarea în vigoare a regulamentului modificat.

Data ultimei modificări: 29.06.2018